Ви часто задумуєтеся над тим, як встигнути виконати всі заплановані на день задачі? Прокрастинація, велика кількість справ і елементарна неорганізованість заважають бути ефективним? Ми спитали у активних черкасців, чи вдається їм все встигати, і попросили поділитися секретами вдалого тайм-менеджменту.
Про це інформує in.ck.ua.
Марія Теличко, мама двох дітей, коуч
"Планування – це найкраща звичка, яку я маю"
Я не складаю плани із суворою прив'язкою до часу виконання, адже життя мами і дружини передбачає гнучкість в усьому. Мама повинна бути всюди і одночасно, особливо, якщо у тебе маленька дитина! Зазвичай розподіляю справи за пріоритетністю. На першому місці – поповнення власних сил, на другому – сімейні справи, а на третьому – робочі моменти. Так я встигаю найголовніше в моєму житті.
Мій день починається о 5:15. Це не робочий день у звичайному розумінні. Протягом дня я маю 3-5 годин для роботи, і вони можуть бути не суцільним "пластом", а окремими часовими проміжками. Вранішній час до пробудження сім'ї для мене є найефективнішим, тому найважливіші задачі стараюся зробити якнайшвидше після пробудження і вранішньої рутини. Останні робочі задачі вирішую о 20:00-20:30, коли вкладаю спати 10-місячну донечку. Звісно, найбільшої ефективності досягаю, концентруючись на одній задачі. Для кращої організації використовую настінний календар, планер-щоденник, календар з нагадуванням у телефоні.
Виконання поставлених задач залежить від цінності цілі, якої ти прагнеш. Найскладніші справи розбиваю на дрібніші, тоді це не викликає внутрішнього опору. Встигати все НЕ потрібно. Варто давати лад найціннішим і найважливішим речам, щоденно поповнювати свої сили, цінувати сім'ю і близьких людей, планувати і... діяти, відкинувши перфекціонізм.
Олександр Згіблов, директор ПАТ "ТЕМП"
"Все встигати просто неможливо, адже людина – не робот"
Планування – це непогана звичка, але всім відомо, що це не гарантія того, що вийде так, як ти хочеш. Є дуже багато нюансів, які можуть зненацька змінити ту чи іншу ситуацію. Потрібно розподіляти справи за пріоритетами. Вважаю, що план варто складати щонайбільше на 4-5 годин, оскільки життя непередбачуване, все може змінитися будь-якої миті. Складні справи, дійсно, краще виконувати першими, потім набагато легше розібратися із простішими.
Зосередженість на одній справі – запорука успіху, але мені часто доводиться виконувати декілька справ одночасно, контролювати процес і терміни виконання. Я не можу дозволити собі відключити "зовнішні подразники" – дзвінки, мейли, сповіщення з соцмереж – адже сьогодні багато справ пов’язано саме з ними. Ми всі залежимо від "сучасного" спілкування, зокрема й ділового, маємо йти в ногу з часом.
Я живу в шаленому ритмі: дуже багато інформації, зустрічей, спілкування з різними людьми... Мій робочий день розпочинається з 07.30. А от коли він завершиться, сказати важко. Може закінчитися дуже пізно, але головне – підбити підсумки роботи. Відпочинку намагаюся приділити вихідні: займаюся спортом, спілкуюся з рідними, роблю все, щоб налаштуватися на наступний робочий тиждень.
Дарина Мірошниченко, координатор проектів ГО "Промолодь"
"Прокрастинація – наше все"
(Прокрастинація – схильність до постійного відкладання важливих і термінових справ, що приводить до життєвих проблем - ред.).
Я не маю сталої звички планувати справи. Люблю складати довгострокові плани-мрії. Стараюся розподіляти задачі за пріоритетністю, але іноді відволікаюся на менш пріоритетні, бо вони емоційніші чи яскравіші. Я не вважаю, що багато встигаю, хоча мені це часто говорять оточуючі. Для планування використовую Todolist, Google Календар. Бачу свою купу справ, бачу, які з них переносяться з дня у день... Візуалізація обсягу роботи з самого ранку мене мотивує, навіть якщо цієї роботи море...
Я займаюся своєю справою, тому вже давно не розділяю час на "робочий" і "вільний". Думаю про свою справу завжди, коли не сплю, хоча іноді й уві сні. Щоб бути ефективною, мені потрібна особлива робоча атмосфера. Люблю працювати в кав'ярнях – шум мені допомагає. Стратегічні речі люблю планувати та розписувати на природі. Офіси у класичному розумінні погано на мене впливають.
Іноді, коли треба повністю сконцентруватися на завданні, особливо творчому, я вимикаю телефон й інтернет. Великий відсоток моїх справ – це спілкування, тому таке буває вкрай рідко. Якщо треба зробити низку однорідних завдань, спочатку виконую найскладніше чи найнеприємніше – "з'їдаю жабку", як радять професіонали. Вдається не завжди...
Прокрастинація – наше все. Я стараюся просто відслідковувати це. Боротися не бачу сенсу. Якщо є дедлайн і я знаю, що зробити задачу можна за дві години, то 2 години до дедлайну – ідеальний для цього час. Мої правила: робити те, що любиш, любити те, що робиш, пам'ятати про здоровий режим дня і фокусуватися на тому, що рухає вас до мрії. "Все" встигати не треба.
Григорій Сторожук, керівник декор-івент агенції "Make-art"
"Чим більше ти робиш, тим більше встигаєш"
Завжди складаю плани. Використовую планування річне або сезонне, де ставляться стратегічні завдання, та оперативне – для робочого тижня й на щодень. Планування відбувається в режимі круглого столу з партнерами у випадку вирішення стратегічних завдань і колегами-працівниками у випадку оперативного короткострокового планування. Для власного бізнесу зазвичай планую "з сьогодні на завтра" і на 24 години (рідко на 2-3 дні), якщо маю достатньо оперативної інформації, залишаю місце для маневрів за ситуацією, форс-мажори також трапляються.
Зараз ніяких спеціальних додатків для планування не маю. Раніше носив важелезний нотатник, зараз маю смартфон, планшет, але план дій ношу в голові. Дуже важливі справи в складні дні проставляю нагадуваннями. Для того, щоб все встигати я використовую метод правильного формулювання проблеми чи завдання для підлеглих. Виконання роботи залежить від бажання виконавця, насамперед, від його мотивацій.
Мій робочий день ненормований, довше 7:00 не сплю ніколи. Приватний бізнес у сфері послуг зобов'язує бути готовим за запитом клієнта. Після одруження стараюсь підвести цей час до класичних 17:00-19:00. Я помічав за собою "звичку" залишати все "на потім" ще зі студентських часів. Борюся з нею за допомогою рішучих дій. Щойно з'являється така думка, беру телефон і запускаю незворотний процес дії. Мій бізнес-наставник казав: чим більше ти робиш, тим більше встигаєш, тоді на все вистачатиме часу. Перевірено!
Юлія Кнюпа, лайф-коуч, тренер
"Не думаю, що багато встигати – показник успішності"
Я обов’язково планую рік, сезон, місяць. З тижневим і щоденним плануванням буває по-різному: якщо графік щільний, неодмінно прописую всі справи в щоденнику, якщо більш-менш вільний – просто маю перелік справ і беруся за них, коли є час і бажання.
Я встигаю рівно стільки, скільки хочу, інколи – менше. Не думаю, що багато встигати – показник успішності життя. Питання в тому, ЩО встигаєш зробити, і наскільки це важливо для душевного задоволення і цілей. Моє головне правило: пам’ятати, заради чого я все це роблю. Це єдине, що здатне змусити мене робити речі, які, можливо, не надто приємні, але потрібні. Це не про тайм-менеджмент, це про мотивацію. Без неї не працює ніякий тайм-менеджмент.
Я пробувала вимикати телефони та інтернет для кращої концентрації. Зараз у мене так організована робота з поштою, що туди немає сенсу заглядати частіше, ніж двічі на день. З дзвінками проблеми також не маю. Із соцмережами в мене інша ситуація: я пробувала блокувати собі доступ на ці сайти, однак зрозуміла, що це мене надто дратує, а це гірше для продуктивності, ніж законні півгодини прокрастинації.
Я схильна відкладати все на останній момент. Я не борюся з цим, а спостерігаю, на який тип задач у мене така реакція. Якщо є можливість, відмовляюся від них чи делегую. Якщо ні – чесно роблю їх в останній момент, отримую свою дозу адреналіну і живу далі без докорів сумління. Якщо колись мені вдасться це змінити – неодмінно напишу про це статтю чи книгу.
Я люблю підбивати підсумки, маю для цього спеціальний блокнот. Найбільше люблю підсумовувати рік, але менші періоди теж бувають насиченими. Пишу перелік подяк, успіхів і, неодмінно, те, що наступного разу можна поліпшити.
Ольга Гладун, директор Черкаського художнього музею
"Я постійно перебуваю у стані "Маловато будет!"
Робота кожного директора – це координація виконання задач в колективі. У мене завжди чудово виходило працювати в команді, тому саме такий метод я вважаю найрезультативнішим.
Я не вважаю себе людиною, яка все встигає, адже завжди залишається дуже багато нереалізованих планів. Я постійно перебуваю у стані "Маловато будет!", як казав один із героїв дитячого мультику. Ми у музеї складаємо величезний план на рік і постійно за ним працюємо. Це план різноманітних виставок і заходів. Звісно, часом трапляються несподівані ситуації, тоді доводиться вносити корективи. Крім того, ми робимо короткострокові плани на місяць, тиждень, день.
Я велика прихильниця маленьких блокнотиків і стікерів. Особливо подобається знімати ці стікери після виконаної роботи або викреслювати задачі з переліку. Ввечері перед сном я завжди проговорюю задачі, які вдалося виконати за день, а також ті, що ще варто реалізувати. Ще дуже важливо перед початком проекту думати про його завершення, про його позитивний результат. Не варто фокусуватися на стомливій підготовці, натомість треба культивувати позитивне завершення. Тоді працювати завше приємніше.
Усі найцікавіші новини Черкас та регіону можна отримувати на нашому каналі в Telegram
